Nextcloud nelle sue funzioni è a tutti gli effetti una piattaforma cloud di conservazione e condivisione dei file molto simile a Google Drive o Dropbox, ma con una differenza fondamentale: si tratta di un’applicazione open-source da installare su un proprio server, avendo così il pieno controllo della privacy sui dati.

Questa è la soluzione ideale soprattutto per aziende e professionisti, con necessità di gestire con quanta più sicurezza possibile i file. Per questo l’abbiamo inserita tra gli strumenti di smart working della nostra promozione Solidarietà Digitale, che permette di ottenere un Cloud VPS (Virtual Private Server) gratis per 3 mesi e senza obbligo di rinnovo, con un’applicazione inclusa tra quelle proposte.

In questo articolo ti guideremo nell’installazione di Nextcloud su VPS e la nella comprensione delle sue funzioni più importanti.

Setup iniziale

Puoi ottenere Nextcloud già preinstallato con la richiesta di un nuovo Cloud VPS. Ti basta andare sulla pagina Solidarietà Digitale, selezionare la sezione Smart Working e poi cliccare sul pulsante “Gratis per 3 mesi“.

Nella schermata successiva, seleziona Condivisione file tra i tool proposti e prosegui con l’ordine.

Ricorda che l’attivazione del server virtuale richiederà alcuni minuti. Potrai verificarne lo status nella sezione VPS della tua Area Clienti su www.netsons.com

Crea un account amministratore

Una volta attivato il tutto, accedi al tuo server virtuale attraverso l’indirizzo IP indicato nell’email di attivazione o il Record PTR visualizzabile nell’Area Clienti Netsons, preceduto da https://

cloud vps record ptr

Nextcloud ti presenterà il form per la creazione di un account amministratore: inserisci username e password e conserva questi dati in un luogo sicuro. Poi clicca sul tasto Finish setup.

nextcloud admin

Completato questo passaggio, verrai portato all’interno di Nextcloud e accolto da alcuni messaggi di benvenuto. Scorrili tutti e infine clicca sul pulsante Start Using Nextcloud.

Carica un file

Caricare un file su Nextcloud è molto intuitivo. Clicca sul pulsante “+” che trovi in alto e dal menù a tendina seleziona la voce Upload File per scegliere il file da caricare.

In alternativa, puoi trascinare tutti i file e le cartelle che desideri col mouse dal tuo computer all’interno della schermata di Nextcloud.

Crea una cartella

Per creare una cartella all’interno del tuo Nextcloud, clicca sul pulsante “+” in alto e dal menù a tendina seleziona New Folder.

Poi dai il nome che preferisci alla cartella e clicca sulla freccia rivolta a destra.

nextcloud nuova cartella nome

Sposta file o cartelle

Per spostare un file o una cartella in Nextcloud, clicca con il tasto destro del mouse sull’elemento che ti interessa e poi seleziona la voce Move or copy.

A questo punto ti verrà chiesto di indicare una cartella di destinazione. Puoi anche crearne una del tutto nuova utilizzando il pulsante “+” nella parte alta della finestra.

Per completare l’operazione puoi scegliere di spostare effettivamente file e cartelle con il pulsante Sposta, oppure utilizzare Copy per crearne una copia in un’altra destinazione senza rimuoverli da quella originale.

Per spostare più file e cartelle contemporaneamente, spunta le caselle alla loro sinistra, poi vai sui 3 puntini con scritto Actions e clicca Move or copy.

Cancella file o cartelle

Fai clic col tasto destro del mouse sul file o la cartella che intendi cancellare: si aprirà un menù a tendina e a questo punto dovrai cliccare sull’ultima voce, Delete File o Delete Folder a seconda del caso.

nextcloud cancella

Per cancellare più file e cartelle insieme, seleziona tutti gli elementi che desideri spuntando le caselle alla loro sinistra, poi vai sui 3 puntini con scritto Actions e seleziona Delete.

Gli elementi cancellati non vengono subito rimossi in maniera permanente, ma solo spostati nel cestino, che trovi nella parte bassa della barra di navigazione laterale, con la denominazione Deleted Files.

Da qui puoi usare il tasto destro del mouse per selezionare Delete Permanently, liberando così anche spazio sulla piattaforma.

Nel caso della cancellazione di elementi condivisi, questi finiscono nel cestino dell’utente principale che aveva abilitato la condivisione, mentre spariscono completamente dagli account degli utenti con i quali erano stati condivisi. Gli utenti che beneficiano della condivisione di alcuni file non hanno il permesso di cancellarli, ma finché li hanno a disposizione possono comunque farne delle copie.

Aggiungi utenti

Per aggiungere utenti fidati alla piattaforma, ad esempio i colleghi dell’azienda, clicca sull’icona del tuo account nell’angolo in alto a destra e seleziona la voce Users.

Clicca sul pulsante New user che trovi a sinistra e procedi ad aggiungere il nuovo utente inserendo username, password, email e (qualora ce ne fosse bisogno) la quota di spazio a sua disposizione sulla piattaforma. Infine clicca sul pulsante blu a destra e conferma l’operazione inserendo la tua password da amministratore.

Condividi un file con altri utenti

Una delle funzioni principali di Nextcloud è la condivisione sicura dei file con altri utenti. Per farlo, clicca sul simbolo di condivisione posto a destra dell’elemento che desideri.

nextcloud condivisione

Ora scegli la modalità di condivisione che preferisci. Ne sono essenzialmente 2:

  • Name of Email Address ti permette di selezionare un utente fidato aggiunto alla piattaforma
  • Share Link consente l’accesso alla risorsa che stai condividendo a chiunque sia in possesso del link personalizzato che andrai a creare automaticamente

Per disabilitare la condivisione di un file con utenti specifici, riseleziona licona di condivisione, poi nella schermata laterale clicca sui tre puntini alla destra dello username e scegli Unshare nel menù a tendina.

Per disabilitare la condivisione di un file tramite link, clicca sempre sull’icona di condivisione, poi nella schermata laterale clicca alla destra della voce Share Link ed infine seleziona Unshare.

Attiva l’autenticazione a due fattori

Netxcloud è un software di condivisione professionale molto improntato sulla sicurezza dei dati, quindi la possibilità di abilitare l’autenticazione a due fattori sul login non poteva mancare.

Clicca sul simbolo del tuo account nell’angolo in alto a destra e seleziona Settings.

Ora che sei nella pagina delle impostazioni utente, nella barra di navigazione a sinistra clicca su Security.

nextcloud security

Sotto Two-Factor Authentication, seleziona Enable TOTP ed usa Google Authenticator o un’app affidabile dello stesso tipo, seguendo le istruzioni a schermo, per la generazione di codici temporanei da utilizzare nella seconda autenticazione.

Scarica il client per PC e mobile

Utilizza comodamente Nextcloud da PC, Mac o dispositivi mobile iOS e Andoid. Qui trovi i link per il download del client.

Con il client di Nextcloud puoi sincronizzare automaticamente i file tra il dispositivo su cui è installato e Nextcloud, così da avere sempre tutto a portata di mano.

Per configurarlo, dovrai inserire l’indirizzo del server, più il tuo username e la tua password.


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